A koronavírus megjelenésével minden esemény az online térbe szorult. A gyors átállás jelentős kihívást okozott azoknak a vállalatoknak, akik korábban még nem csináltak virtuális rendezvényeket. A következőkben megmutatjuk, mi hogyan segítjük az ügyfeleinket egy online esemény megszervezésében és néhány lehetséges buktatóra is felhívjuk a figyelmet.
KONCEPCIÓALKOTÁS
A siker kulcsa a jól kialakított koncepcióban rejlik. Az online térben sokkal nehezebb a résztvevőket végig szórakoztatni, mint az offline térben, ugyanis egy online eseményről egy kattintással távozhatnak. Emiatt nagy figyelmet kell helyezni arra, hogy a “show” végig izgalmas legyen és a nézőket jól lekösse. A cél elérése érdekében mi erőszeretettel használunk olyan audiovizuális eszközöket, mint:
- animáció;
- zene és hangeffektek;
- előre felvett és izgalmasan megvágott videók.
Ezeknek köszönhetően a stream felülemelkedik a webkamerákba zavartan néző előadókon és az egész eseményt egy izgalmas, látványos és menő köntösbe bújtatjuk. A végeredmény olyan lesz, mintha már TV-t néznénk. Gondolkodjunk a koncepció megalkotása közben úgy, mintha a következő X-Faktort terveznénk.
FORGATÓKÖNYVÍRÁS
A koncepció megalkotása után jön az igazi kihívás, hogy minden úgy történjen, ahogy azt megálmodtuk. Az előkészület legfontosabb eleme egy forgatókönyv elkészítése, mely időrendi sorrendben összefoglalja, hogy mikor mi történik.
STREAM PLATFORM VÁLASZTÁSA
A koncepció és a technikai követelmények meghatározása után úgy érdemes streaming platformot választani, hogy az minden igényt kielégítsen. Laikusok számára is könnyen kezelhető platformként a Zoom oldalát ajánljuk. Pro előfizetéssel a stream akár 24 órán át is tarthat és 100 főt tud befogadni. Kattints ide az árazással kapcsolatos további információkért!
REGISZTRÁCIÓ
Ha ingyenes is az esemény, abban az esetben is érdemes regisztrációhoz kötni a részvételt, hogy könnyedén eljuttathassuk az érdeklődőkhöz a rendezvénnyel kapcsolatos technikai információkat, illetve hogy az esemény után visszajelzést kérhessünk tőlük. A regisztrációra az Eventbrite felületét javasoljuk, ahol ingyenes eseményhez ingyenes regisztrációt lehet létrehozni.
FŐPRÓBA
Ahogyan az offline eseményeken, úgy az online rendezvények esetében is nagyon fontos a főpróba. A rendezvény előtti napon érdemes mindent tesztelni, hogy jól működik-e. Egy rövid lista, amit érdemes követni:
- Előadók: Működik a mikrofon és a webkamera? Működik a képernyőmegosztás?
- Streaming platform: Hogyan működik? Rendben van-e az előfizetés?
- Internet: Stabil a kapcsolat?
A STREAMELÉS NAPJÁN
- Egyeztessünk minden résztvevővel telefonon, hogy minden rendben van-e.
- Résztvevőknek küldjünk emlékeztető emailt.
- Ha van rá lehetőség, rögzítsük a streamet, hogy visszanézve lehessen belőle tanulni.
ESEMÉNY UTÁN
Sokat tanulhatunk a visszajelzésekből. Ezért javasoljuk az esemény után egy értékelő form kiküldését, amit az NPS módszertanára építenénk. Az NPS a Net Promoter Score rövidítése. Ezzel a látogatóid lojalitásáról és elégedettségéről kaphatsz visszajelzést. Csupán két egyszerű kérdést kell feltenni:
- Mennyire ajánlanád az eseményünket az ismerőseidnek? (1-6: Nem ajánlom, 7-8: Semleges, 9-10: Ajánlom) – Válasz formátuma: 1-től 10-ig terjedő skála
- Miért? – Válasz formátuma: szöveges válasz
Visszajelzés kérésére a Google formját javasoljuk.
GAMIFIKÁCIÓ
Az eseményt szuperül fel tudja dobni, ha a résztvevőket játékosan be tudjuk vonni. Néhány általunk nagyon szeretett felület:
- Mentimeter – online szavazás és szófelhő készítés
- Kahoot – Online kvíz
JAVASOLT ANIMÁCIÓK
Várakozó videó: időbe telik, amíg minden résztvevő bekapcsolódik a streambe. Ezt az időt remekül ki lehet tölteni egy várakozó videóval. Itt meg tudjuk jeleníteni a rendezvény nevét, támogatókat, esetleg valamilyen promóciós tartalmat.
Rendezvény név animáció: fontos a brand és a rendezvénynév tudatosítása a nézőkben. Erre egy tökéletes lehetőséget nyújt a rendezvény név animáció, amit átkötő elemként tudunk használni a stream különböző részei között.
Előadót bemutató animáció: egy-egy előadás előtt sokat tud jelenteni egy felvezetés, felkonferálás, hogy picit jobban megismerjék, ki szólal majd meg hamarosan.
Panelbeszélgetés résztvevőit bemutató animáció: fontos egy panelbeszélgetés előtt is a megfelelő felkonferálás.
Helyezetteket bemutató animáció: amennyiben egy online versenyről beszélünk, a helyezettek bejelentése, avagy az eredményhirdetés egy rendkívül fontos pillanat.
SZERVEZZ ONLINE ESEMÉNYT A PHOTON CSAPATÁVAL!
Reméljük, hogy cikkünkel felkeltettük érdeklődésed az online események szervezése iránt. Amennyiben a koronavírus-járvány miatt korábban már elmaradt céges rendezvényed, vagy a jövőben kényszerülsz a tervezett esemény elhalasztására, nincs okod az aggodalomra, ahogyan arra sincs okod, hogy lefújd a már meghirdetett programot! Tartsd meg online, vagy pótold be az elmaradt rendezvényt a virtuális térben!
A Photonnál az online események teljeskörű szervezését vállaljuk, azaz:
- Segítünk a koncepció és forgatókönyv kialakításában;
- Manageljük a folyamatokat, tartjuk a kapcsolatot az előadókkal, segítjük őket a felkészülésben;
- Ahhoz hogy teljes legyen az élmény a nézőknek, animációkkal és előre felvett videókkal színesítjük az eseményt;
- Elkészítjük a streamet, akár több kamerával rögzítve, korábban elkészített anyagok bevágásával.
Az utóbbi egy hónapban 7 online esemény lebonyolításában segítettünk. Amennyiben felkeltettük az érdeklődésed az online rendezvények iránt, vagy már az eseményedet tervezed, keress minket bizalommal! Online rendezvényekre fel!
